تأملات عن تنظيم ملتقى التصميم الميكانيكي_2

نكمل كلامنا عن الملتقى وكيف أنه لم يكن أمراً سهلاً وما هي طبيعة العمل داخل الفريق وما تعلمته بشكل شخصي .. أكتب هذا للتوثيق ولمن يفكر أن يخوض تجربة مماثلة:
أكتر صفة مهمة لازم تكون في قائد فريق تنظيمي لأي عمل جماعي هي القدرة على التواصل .. وخاصة لو كان التعامل ما بين أجيال مختلفة وخبرات وثقافات مختلفة .. مثلاً أنا كنت أقوم بالتنسيق بين المحاضرين اللي هيقدموا الpresentations والأساتذة في اللجنة العلمية وفريق رئاسة الجلسات وفريق المعيدين وطلبة الدراسات العليا وفريق المحررين لمراجعة الأبحاث واخراج كتاب الملتقى
ومن جهة أخرى أتواصل مع فريق التنظيم الطلابي وأوزع المهام عليهم وأدربهم على القيام بها بمساعدة اتنين من الطلاب أنفسهم محمد أبو الغيط ثالثة قوى (event planner ) وحسن البنا أولى باور خاصة أن الطلاب غير معتادين على طبيعة المؤتمر العلمي ومعظمهم لهم خبرة في الايفنتات الطلابية أو التطوعية أو التسويقية لشركات .. أضف إلى ذلك العمل مع فريق تصميم المطبوعات ومواد الدعاية ومتابعة الطباعة مع مكتب الدعاية والتتسيق بينهم حتى تظهر المطبوعات في أحسن صورة .. زائد المتابعة مع القيادات والمسئول المالي ومسئولة المسرح ومسئولة IT والموظفين
كل هؤلاء كنت أتواصل معهم يومياً بصورة مستمرة على الايميل والواتساب والرسائل والتليفونات والمقابلات بطبيعة الحال .. تعلمت الكثير من هذه الأطياف المتباينة واكتسبت الكثير من الخبرات في مجالات لم أحتك بها من قبل .. أرسلت واستقبلت حوالي 300 ايميل وكتبت عشرات الوثائق (guidelines) التي تضمن أن كل طرف يعي المهام المطلوبة منه وتضمن وضوح الرؤية عند الجميع وحدود المسئوليات..
قمت بقيادة فريق ولا أخفيكم سراً طوال عمري كنت أفضل العمل منفردة .. نعم .. أعلم أن من عمل معي في هذا الملتقى لن يصدق ذلك فقد جردت نفسي من ميولها من أجل انجاح الملتقى فإن هذا الحدث لم يكن ليتم بالعمل المنفرد .. بل يستلزم العمل الجماعي فدربت نفسي على ذلك وساعدت باقي الأطراف وأهمهم طلابي على العمل ضمن فريق بوضوح المسئوليات وتوزيع المهام بما يتناسب مع طبيعة كل شخص .. ساعدني على ذلك فهم لغة الجسد وأنماط التعلم والذكاءات المتعددة وكذلك مساعدة حسن البنا أولى باور في توزيع المتطوعين المعروفين له شخصياً .. كما قمت باختيار قائد وقائد مساعد لكل فريق وهذا يسر الكثير وجعل التواصل أسرع وأسهل ويجب أن أقول أن اكثر ما يميز هذه التجربة هو التزام الطلاب وحماسهم للعمل بل وابداعهم وتفانيهم فيه وهذا ظهر قبل الملتقى بفترة وتأكد في أبهى صورة في الحدث نفسه .. حقاً كانت أجمل أوقات التنظيم مع طلابي الأعزاء الذين رأيت منهم ما أبهرني من مهارات وصفات شخصية لا تسمح لنا الدراسة النمطية بملاحظتها
تعلمت التفويض الفعال للمهام لأول مرة في حياتي .. عادة أفضل القيام بالأعمال بنفسي حتى أضمن الاتقان ولكن لم يكن من الممكن فعل ذلك في عمل بهذا الحجم فبدأت أفوض بعض المهام وفي البداية كنت أتابع من يقوم بها عن كثب حتى وجدت أن هذا يعطلني عن المهام التي يجب ان أتولاها فجاهدت نفسي وتركت لهم الأمر بشكل كامل وفعلاً ارتحت كثيراً بهذا الشكل ومثال على ذلك ما قامت به د/هناء مصطفى مشكورة
أكثر شيء كان يضايقني هو إذا قمت بتكليف أحدهم بعمل ما ووافق على ذلك ثم أفاجأ بأنه لم يقم به ولم يعتذر كذلك .. هذا الأسلوب في الحقيقة يثير استفزازي لأقصى درجة ويجعلني أفقد الثقة في الشخص تماماً ولذلك أصبحت أقول الآتي لكل من أتعامل معه: هذا العمل تطوعي .. إذا كنت لا تريد أن تتحمل مسئولية هذا الأمر فلا توافق من البداية حتى أستطيع ان أجد بديلاً في وقت مناسب (عشان مانلبسش في الحيط بالبلدي) فإذا وافقت فأساس العمل التطوعي الالتزام بالمهام والمواعيد
هذه الطريقة خففت الكثير من المشاكل التي قابلتها في البداية ودفعت الاحراج عن الكثيرين وأوصلت الصورة واضحة لكل من أتعامل معه .. كذلك تعلمت أن يكون هناك دائماً خطة بديلة وناس تغطي لو حد اعتذر أو تعب أو حصل أي ظرف وحث هذا بالفعل وكان فيه يوم سميته يوم الاعتذارات العالمي كل شوية رسالة أو تليفون فلان اعتذر وكان هذا اليوم هو الخميس 31 مارس قبل الملتقى بأربعة أيام فقط
قد يكون التعامل مع هذه الطواريء أمر ضاغط نفسياً لكن أفادني كثيراً حتى أتخلص تدريجياً من التوتر والقلق والتدرب على الاستعداد لأي طاريء بالخطط البديلة .. كذلك تدربت على التفكير خارج الصندوق وتصور شتى الاحتمالات وتوقع المشاكل وايجاد الحلول بشكل يومي
ولكن يبقى الانفتاح على عدد كبير من الناس وتكوين الكثير والكثير من العلاقات الانسانية الطيبة مع أطياف مختلفة من البشر هو المكسب الأول من هذا العمل يليه اكتساب خبرة في مجال جديد وهو تنظيم المؤتمرات .. كم كان يثلج صدري أن أسمع أساتذتي وزملائي يبدون إعجابهم بالتنظيم ويؤكدون أنه لا يقل عن ما شاهدوه خلال دراستهم بالخارج خاصة أن بعض زملائي اعترضوا بشدة على الفكرة في بدايتها .. كنت في نفسي أحمد ربي على توفيقي الأمة الفقيرة على تحقيق ذلك بعون الله ومنته وبالأخذ بالأسباب وهي الكثير من الملاحظة الدقيقة عند حضوري لأي مؤتمر فأنا أحضر أي شيء أياً كان ليس فقط لتحصيل المادة العلمية ولكن لمعرفة كيف أحقق مثل هذا العمل .. وبجانب الملاحظة احتجت الكثير من البحث على الانترنت والقراءة وسؤال أهل الخبرة والعمل الدءوب لتطويع الامكانيات القليلة لتتناسب مع طموحي..
ان شاء الله بعد الانتهاء من متابعات ما بعد الملتقى وتوثيقه وتسويقه سنكون بصدد بداية التخطيط لتحويل هذا الملتقى الوليد إلى مؤتمر دولي مرموق وهناك عدة أفكار مطروحة قيد الدراسة وتستلزم الكثير من العمل مع أطراف جدد مثل sponsors وهيئات داعمة محلية ودور نشر دولية وزملاء تحمسوا للفكرة.. في انتظار تعلم المزيد ونسأل الله أن يكون هذا العمل صدقة جارية بنية نشر العلم ونشر حب البحث العلمي بين الناس حتى تعود الأمة لمجدها يوماً ما..
وآخر ما أود قوله هو أن هذا العمل رسم البسمة على وجوه كثيرة ويكفي تأمل الصور لنرى كيف صنعنا السعادة لكل المشاركين في اليوم .. وهذا والله يكفيني انجازاً كبيراً لعام 2016
#هنيئاً_لكم_صناع_السعادة
#البركة_بالشباب
#RTMD2016
#Reflections_2